“누구에게나 처음은 있다” 직장 생활의 셰르파, Onboarding

온보딩이란 ‘배에 탑승한다'는 의미로, 신규 구성원이 조직에 적응하고 통합될 수 있도록 돕는 과정을 의미한다. 히말라야 산맥을 오르는 등반가의 길잡이 역할을 하는 셰르파처럼, 신규 입사자가 새로운 조직에 적응하는 과정에서 필요한 지원을 제공하는 것이다.

온보딩은 기업의 직원 유지(retention)와 생산성 향상에 중요한 역할을 한다. 갤럽(Gallup)의 연구에 따르면, 우수한 온보딩 경험을 가진 구성원의 70%는 자신이 “최고의 직장”에서 일한다고 느낀다. 이러한 구성원들은 직장 생활에 대해 만족할 확률이 2.6배 더 높으며, 결과적으로 회사에 장기적으로 머무를 가능성도 높아진다. 또한, 인적자원관리 소프트웨어 업체인 BambooHR에 따르면 우수한 온보딩을 실시하는 조직의 구성원은 조직 몰입 수준이 33% 더 높다. 

그렇다면, 우수한 온보딩이란 무엇일까? 탈야 바우어(Talya N. Bauer) 포틀랜드 주립대 교수는 효과적인 온보딩을 위한 핵심 요소로 ‘6C 모델’을 제시하였다. 그리고 6C 기준에 맞춰 회사의 온보딩 프로세스를 검토하고 빠진 부분이 없는지 검토해볼 것을 권장한다.

· 기본적인 내부 규정, 절차 안내하기
(Compliance – Housekeeping First)
· 역할과 기대치 명확히 하기
(Clarification of Employee Roles And Expectations)
· 신규 구성원의 자신감 높이기
(Building New Employee Confidence)
· 의미 있는 관계 형성을 지원하기
(Helping Employees Build Meaningful Connection)
· 조직 문화를 공유하고 내재화시키기
(Shared Culture Is Constantly Evolving)
· 온보딩 과정을 점검하기
(Onboarding Checkback Are Critical For Long-term Success)

최근 들어 스타트업부터 대기업에 이르기까지 신규 입사자들에 대한 환영의 의미를 담은 웰컴 키트(Welcome Kit)를 제공하는 기업이 증가하고 있다. 웰컴 키트는 신규 입사자에게 필요한 물품을 제공하고 회사 브랜드 가치를 전달하는 효과적인 방법이다. 하지만 단순히 '우리 회사는 좋은 회사입니다'를 알리는 마케팅 도구로만 활용될 때는 온보딩의 진정한 목적에서 벗어난다.

온보딩 과정은 본질적으로 신규 구성원이 회사에 빠르게 적응하고 기여할 수 있도록 지원하는 과정이며, 이러한 본질에 충실해야 한다. 최신 트렌드를 통해 온보딩을 보다 효과적으로 운영하는 방법에 대해 방법 3가지를 알아보자.

1) 신규 구성원을 맞이하는 디지털 기술, Digital in Onboarding
2) “최고의 복지는 동료” 최복동과 함께하는 Social Onboarding
3) 입사 전부터 연착륙을 돕는 Pre-Boarding

* 이번 글에서 1번 내용을 다루고, 2번과 3번 내용은 다음 글에 연재됩니다.

1) 신규 구성원을 맞이하는 디지털 기술, Digital in Onboarding

최근 기업들은 AI(인공지능), VR(가상현실), AR(증강현실)과 같은 디지털 기술을 적극 도입함으로써 신규 입사자들의 온보딩 경험을 향상시키고 있다.

먼저, AI는 온보딩 과정을 개인화하는 데 중요한 역할을 한다. AI를 활용해 각 신규 입사자의 배경, 경험, 역할, 학습 스타일을 분석하여 맞춤형 온보딩 경로를 제공할 수 있다. 이를 통해 신규 입사자는 새로운 역할에 딱 맞는 정보와 지식을 효과적으로 습득할 수 있게 되고 조직에 효과적으로 적응할 수 있다.

한편, 새로운 조직에 적응하는 과정에서는 자연스럽게 다양한 질문과 궁금증이 발생하게 된다. 이때 AI가 탑재된 온보딩 챗봇(Onboarding Chatbot)은 신규 입사자들에게 24시간 실시간으로 정확한 답변을 제공할 수 있다. 특히, 개인적이거나 민감한 문제에 대해서는 관리자나 인사 담당자와 대화하는 것보다 챗봇과의 대화를 더 편안하게 느낀다고 한다.

전 세계에 8,000명의 직원을 둔 글로벌 광섬유 회사 스텔라이트 테크놀로지(Sterlite Technologies, STL)는 온보딩 프로세스에 AI를 적극적으로 도입하여 신규 입사자들에게 개인화된 경험을 제공하고 있다. 예를 들어, AI는 입사 30일 전에 입사 예정자들에게 안내 사항과 필요한 문서들을 이메일로 전송하는데, 이 메일들은 매우 개인화되어 있어, 인사팀에서 발송하는 공지 메일과는 다른 맞춤형 경험을 제공한다. 

VR과 AR 기술은 현실에 가까운 가상 경험을 제공함으로써, 신규 입사자들이 빠르게 업무에 적응할 수 있도록 돕는다. 2021년, 뱅크오브아메리카(Bank of America)는 업계 최초로 신입사원 교육 프로그램에 VR 기술을 도입했다. VR 헤드셋을 착용하면, 고객 불만 처리, 심지어 강도 사건 등 다양한 가상 상황 속으로 들어가게 된다.

가령, 강도 사건 시뮬레이션에서는 직원이 얼마나 침착하게 대응하는지가 미션으로 주어진다. 강도 사건처럼 스트레스가 많은 시뮬레이션을 마친 후에는 가상 섬에서 휴식을 취할 수 있도록 하는 특별한 배려도 포함돼 있다.

이 VR 교육 프로그램은 실시간 분석 기능을 탑재하고 있어, 관리자들은 각 직원들의 반응을 분석해 개인 맞춤형 코칭과 가이드를 제공할 수 있다. 파일럿 교육에 참여한 직원 중 97%가 VR 시뮬레이션을 경험한 후 업무 수행에 대한 자신감이 증가했다고 응답했다.

한 임원은 "전통적인 교육 방식은 한계가 있다"며, "VR은 현실감 있는 긴장감을 조성하고, 더욱 몰입감 있는 학습 경험을 제공한다"고 VR 교육의 효과에 대해 강조했다.