여러분은 몇 개의 단체 대화방에 초대되어 있나요?

친구나 지인이 있는 단체 대화방을 제외하고, 업무용만 따져봐도 꽤 많을 겁니다. 리더부터 팀원까지 모두가 있는 방, 실무자만 있는 방, 프로젝트별 방 등 다양하죠. 심지어 하나의 프로젝트인데도, 용도에 따라 여러 개로 나뉘기도 합니다. 고객과 소통하는 방, 내부 프로젝트 멤버만 소통하는 방처럼요.

이렇듯 단체 대화방은 업무 소통의 기본 도구로 자리 잡았습니다. 언제 어디서든 여러 사람과 동시에 대화할 수 있어서 효율적이죠. 그러나 1:1 대화방보다 더 많은 사람들이 있는 만큼, 더 세심한 주의가 필요합니다.

첫째, 메시지를 보내기 전 ‘꼭 단체 대화방에 올려야 할까?’를 스스로에게 물어보세요. 모두가 보지 않아도 될 내용을 공유하는 것은 다른 사람의 시간을 낭비하는 일입니다. 특정인만 알면 되는 것을 굳이 단체 대화방에 올리면, 필요 없는 사람들까지 알림을 받게 되죠. 이 알림 하나가 몰입해서 일하던 누군가의 집중을 깨뜨릴 수도 있습니다. 한 번 흐트러진 집중을 되찾는 데는 생각보다 많은 시간이 필요하죠. ‘바쁘면 알림을 끄면 되는 거 아니야?’라고 생각할 수도 있을 텐데요. 중요한 대화를 놓칠까 봐 함부로 알림을 끌 수 없는 게 직장인의 현실! 다른 사람의 시간을 아껴주는 배려가 필요합니다.

둘째, 같은 주제의 메시지는 ‘쪼개지 말고 하나로’ 보내세요. 물론 깜빡하고 빠진 부분이 있을 경우는 어쩔 수 없지만, 원칙은 ‘하나의 주제, 하나의 말풍선’입니다. 보내는 사람은 세네 개 보냈을 뿐이지만, 받는 사람은 시간을 들여 하나하나 읽어야 합니다. 게다가 한 사람이 말하는 도중에 다른 사람이 다른 주제의 메세지를 올리면 대화가 뒤섞여 버립니다. 받는 사람은 여러 주제를 구분해서 읽어야 하는 수고로움까지 들여야 하죠. 이 과정에서 중요한 메시지가 묻힐 수도 있어요.

셋째, ‘배경이나 맥락’을 덧붙이는 센스를 발휘하면 더욱 좋습니다. 단체 대화방은 참여자가 많다 보니, 모든 사람이 대화를 실시간으로 따라가기 어렵습니다. 잠깐 사이 수십 개의 메시지가 쌓이기도 하고, 업무 특성상 대화창을 수시로 확인하기 힘든 사람도 있죠. 이런 상황에서 “그거 진행해 주세요”라는 식의 메시지만 올라오면, 대화를 놓쳤던 사람은 ‘그게’ 무엇인지 알 수 없습니다. “어떤 건 말씀하시는 건가요?”하고 다시 물어야 하죠. 반면, 같은 말이라도 맥락을 조금만 덧붙이면 훨씬 효율적입니다. “오늘 오전 회의에서 논의한 OO 안건, 내일까지 진행해 주세요.”라고 남기면 누구나 바로 이해할 수 있고, 불필요한 확인 과정도 줄어듭니다.

소통의 편리함을 위해 사용하는 단체 대화방, 서로를 배려할 때 효율이 더욱 살아납니다.

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